スプレッドシートから請求書PDFをまとめて作る（Google Apps Script）

架空の業務：小さなデザイン事務所が、毎月末に取引先ごとの請求書を手作業で作っている。
これを「メニューを1回押すだけ」にした見本です。

やっていた作業 → 自動化した後

これまで（手作業）

請求一覧から1社ずつ金額をコピー
ひな形に貼り付けて日付を直す
PDFで書き出して名前を付ける
ドライブのフォルダに入れる
一覧に「作成済み」と書く ……を社数ぶん

自動化した後

メニュー「請求書」→「未作成の請求書をまとめて作る」を押す
終わり（PDFの作成・保存・一覧への記入まで自動）

画面（スプレッドシート）

2026年請求管理（見本）ファイル編集表示挿入表示形式データ請求書

未作成の請求書をまとめて作る

選んだ行だけ作り直す

今月分をメールの下書きにする

	A	B	C	D	E	F
1	取引先	件名	金額（税込）	支払期限	状態	PDF
2	株式会社ミナモ商会	10月分チラシ制作	66,000	2026/11/30	作成済み	請求書_ミナモ商会_202610.pdf
3	喫茶ミモザ堂	10月分メニュー表	22,000	2026/11/30	作成済み	請求書_喫茶ミモザ堂_202610.pdf
4	おそうじ便ひだまり	10月分 LP更新	33,000	2026/11/30	作成済み	請求書_おそうじ便ひだまり_202610.pdf

請求一覧ひな形取引先マスタ

3件の請求書を作成しました

できあがるもの

請求書

2026/10/31
No. 2026-10-002

喫茶ミモザ堂御中

下記のとおりご請求申し上げます。

ご請求金額　22,000円（税込）

内容	金額
10月分メニュー表	20,000
消費税（10%）	2,000

お支払期限：2026/11/30

（架空）デザイン事務所見本

マイドライブ＞請求書＞ 2026-10

請求書_ミナモ商会_202610.pdf

請求書_喫茶ミモザ堂_202610.pdf

請求書_おそうじ便ひだまり_202610.pdf

月ごとのフォルダが無ければ自動で作り、同じ名前のPDFがあれば上書きせず「_2」を付けて残します。

中身のコード（Google Apps Script）

// メニューを追加（スプレッドシートを開いたときに自動で動く）
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('請求書')
    .addItem('未作成の請求書をまとめて作る', 'makeInvoices')
    .addToUi();
}

function makeInvoices() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const list = ss.getSheetByName('請求一覧');
  const tpl = ss.getSheetByName('ひな形');
  const ym = Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Tokyo', 'yyyyMM');
  const folder = monthFolder_(ym);
  const rows = list.getDataRange().getValues();
  const head = rows.shift();
  const col = name => head.indexOf(name);
  let made = 0;

  rows.forEach((r, i) => {
    if (r[col('状態')] !== '未作成') return;
    tpl.getRange('B3').setValue(r[col('取引先')] + ' 御中');
    tpl.getRange('B8').setValue(r[col('件名')]);
    tpl.getRange('E8').setValue(r[col('金額（税込）')]);
    tpl.getRange('E12').setValue(r[col('支払期限')]);
    SpreadsheetApp.flush();

    const name = `請求書_${r[col('取引先')]}_${ym}.pdf`;
    const file = folder.createFile(sheetToPdf_(ss, tpl, uniqueName_(folder, name)));
    list.getRange(i + 2, col('状態') + 1).setValue('作成済み');
    list.getRange(i + 2, col('PDF') + 1)
        .setRichTextValue(SpreadsheetApp.newRichTextValue()
          .setText(file.getName()).setLinkUrl(file.getUrl()).build());
    made++;
  });
  SpreadsheetApp.getUi().alert(made + '件の請求書を作成しました');
}

// ひな形シートだけをA4縦のPDFにする
function sheetToPdf_(ss, sheet, name) {
  const url = `https://docs.google.com/spreadsheets/d/${ss.getId()}/export` +
    `?format=pdf&gid=${sheet.getSheetId()}&size=A4&portrait=true&fitw=true&gridlines=false`;
  const res = UrlFetchApp.fetch(url, {
    headers: { Authorization: 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken() } });
  return res.getBlob().setName(name);
}

// 「請求書/2026-10」のような月フォルダ（無ければ作る）
function monthFolder_(ym) {
  const root = DriveApp.getFolderById(
    PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('INVOICE_FOLDER_ID'));
  const label = ym.slice(0, 4) + '-' + ym.slice(4);
  const it = root.getFoldersByName(label);
  return it.hasNext() ? it.next() : root.createFolder(label);
}

// 同じ名前があれば _2, _3 … を付ける（上書きしない）
function uniqueName_(folder, name) {
  let n = name, k = 2;
  while (folder.getFilesByName(n).hasNext()) n = name.replace(/\.pdf$/, `_${k++}.pdf`);
  return n;
}

作るときに気をつけたこと

列の順番が変わっても壊れない「状態」「金額（税込）」などの見出し名で列を探すので、列を足したり並べ替えたりしても動きます。

作り直しで上書きしない同じ名前のPDFがあれば番号を付けて残します。間違って消える心配がありません。

保存先は設定で変えられるフォルダのIDはスクリプトの設定に置いているので、コードを触らずに保存先を変えられます。

使う人はボタンを押すだけメニューから動かせるので、コードを開く必要はありません。使い方の説明書も一緒にお渡しします。

このページは制作見本です。会社名・取引先・金額はすべて架空のものです。画面はスプレッドシートの見た目を再現した図で、実際の顧客データは使っていません。